1. Sobre esta política
Esta Política de Privacidade descreve como o Grupo Alsa Fort trata dados pessoais relacionados ao uso do Canal de Ética, destinado ao recebimento de denúncias, dúvidas, sugestões, elogios e demais manifestações vinculadas à integridade, conduta profissional, conformidade e ambiente corporativo.
A utilização do canal pode envolver o tratamento de dados do manifestante, de pessoas mencionadas no relato, de testemunhas, de colaboradores, de prestadores de serviços, de clientes, de fornecedores e de terceiros eventualmente relacionados aos fatos comunicados.
O canal pode ser utilizado de forma identificada ou anônima. Quando o relato for anônimo, o formulário não solicitará nome, e mail ou telefone do manifestante.
2. Quem é o controlador dos dados
Para fins da Lei Geral de Proteção de Dados, o controlador dos dados pessoais tratados no âmbito deste canal é a pessoa jurídica responsável pela definição das finalidades e dos meios de tratamento das informações.
| Controlador | Empresa |
|---|---|
| Nome institucional | Grupo Alsa Fort |
| CNPJ | A ser informado pela empresa. |
| Endereço | A ser informado pela empresa. |
| Contato de compliance | A ser informado pela empresa. |
| Encarregado de dados | A ser informado pela empresa. |
3. Quais dados podem ser tratados
O uso do canal pode envolver diferentes categorias de dados pessoais, conforme a forma de manifestação escolhida, o conteúdo do relato, os documentos eventualmente anexados e as interações posteriores realizadas pelo manifestante.
3.1. Dados do manifestante identificado
Quando o manifestante optar por se identificar, poderão ser tratados nome, e mail, telefone, vínculo com a empresa e outras informações fornecidas voluntariamente no formulário ou em interações posteriores.
3.2. Dados do relato
Poderão ser tratados tipo de manifestação, categoria, empresa, unidade, setor, local da ocorrência, período informado, descrição dos fatos, pessoas envolvidas, testemunhas, documentos, imagens, áudios, vídeos, arquivos e demais informações encaminhadas voluntariamente pelo manifestante.
3.3. Dados de terceiros mencionados
O relato poderá conter dados de colaboradores, gestores, prestadores de serviços, clientes, fornecedores, testemunhas ou outras pessoas relacionadas aos fatos comunicados.
Ao registrar uma manifestação, recomenda-se que o manifestante informe apenas dados necessários à análise dos fatos, evitando incluir informações excessivas, desnecessárias ou não relacionadas à finalidade do canal.
3.4. Dados técnicos e registros de segurança
O sistema poderá tratar registros técnicos estritamente necessários ao funcionamento, segurança, prevenção de abuso, integridade do protocolo, controle de acesso, auditoria e proteção contra uso indevido do canal.
4. Documentos, imagens, áudios e vídeos
O uso do canal poderá envolver o envio voluntário de documentos, imagens, áudios, vídeos e demais arquivos relacionados à manifestação. Esses arquivos poderão conter dados pessoais do próprio manifestante, de pessoas mencionadas no relato, de testemunhas ou de terceiros eventualmente relacionados aos fatos comunicados.
Arquivos de áudio e vídeo podem conter voz, imagem, pessoas identificáveis, ambiente físico, localização aparente, placas, crachás, uniformes, documentos visíveis e metadados técnicos eventualmente associados ao arquivo.
O canal poderá limitar formatos, quantidade e tamanho dos anexos por razões técnicas e de segurança. Atualmente, o limite configurado é de 20 MB por arquivo, com extensões permitidas como jpg, jpeg, png, pdf, doc, docx, xls, xlsx, txt, mp3, m4a, wav, mp4, mov.
Recomenda-se que o manifestante encaminhe apenas arquivos necessários à análise da manifestação, evitando dados excessivos, desnecessários ou sem relação direta com os fatos relatados.
5. Finalidades do tratamento
Os dados pessoais poderão ser tratados para recebimento, registro, triagem, apuração, resposta, complementação, classificação, adoção de providências internas, preservação de evidências, auditoria, prevenção de riscos, conformidade, integridade corporativa e exercício regular de direitos.
Os dados também poderão ser utilizados para geração de relatórios internos consolidados, indicadores de gestão, controles de qualidade, melhoria de processos e atendimento a obrigações legais ou regulatórias.
6. Bases legais aplicáveis
O tratamento poderá se fundamentar, conforme o caso, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, no exercício regular de direitos, no legítimo interesse do controlador, na execução de procedimentos internos de integridade e, quando aplicável, no consentimento ou manifestação voluntária do titular.
A base legal aplicável poderá variar conforme o tipo de manifestação, o conteúdo do relato, a relação do titular com a empresa e a necessidade de apuração ou defesa de direitos.
7. Relatos anônimos
O canal poderá permitir o envio de manifestações anônimas. Nesses casos, o formulário não solicitará nome, e mail ou telefone do manifestante.
Mesmo nos relatos anônimos, poderão existir registros técnicos mínimos necessários à segurança, integridade, prevenção de abuso e funcionamento do sistema, observados critérios de necessidade, proporcionalidade e retenção limitada.
A ausência de identificação poderá limitar contato direto, solicitação de informações complementares e retorno individualizado sobre o andamento da manifestação.
8. Compartilhamento de informações
As informações poderão ser compartilhadas de forma restrita com pessoas autorizadas, áreas internas responsáveis, compliance, recursos humanos, jurídico, auditoria, gestores envolvidos na apuração, prestadores de serviços essenciais, assessores externos ou autoridades competentes.
O compartilhamento deverá observar finalidade, necessidade, confidencialidade, segurança e proporcionalidade, evitando acesso indevido ou exposição desnecessária de dados pessoais.
9. Armazenamento e retenção
As informações serão armazenadas pelo período necessário à apuração, deliberação, cumprimento de obrigações legais, preservação de evidências, exercício regular de direitos, auditoria, integridade corporativa e defesa de interesses legítimos.
Após o cumprimento das finalidades, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos de forma restrita quando houver obrigação legal, necessidade de preservação de prova ou fundamento legítimo para retenção.
10. Segurança da informação
O Grupo Alsa Fort deverá adotar medidas técnicas e administrativas compatíveis com a natureza das informações tratadas, visando reduzir riscos de acesso não autorizado, perda, alteração, divulgação indevida ou uso inadequado.
As informações serão tratadas com confidencialidade, observados os limites legais e operacionais do canal.
11. Cookies, sessão e registros técnicos
O sistema poderá utilizar cookies, armazenamento de sessão ou recursos equivalentes estritamente necessários ao funcionamento do canal, controle de aceite, segurança, prevenção de abuso, envio de formulários, autenticação administrativa e acompanhamento de protocolo.
Esses recursos não devem ser utilizados para publicidade comportamental no contexto do canal, salvo se houver política específica, base legal adequada e informação clara ao usuário.
12. Direitos dos titulares
O titular poderá exercer os direitos previstos na LGPD, incluindo confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, informação sobre compartilhamento e revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.
O atendimento aos direitos poderá observar limites legais relacionados à confidencialidade da apuração, proteção de terceiros, preservação de evidências, cumprimento de obrigação legal e exercício regular de direitos.
Em manifestações que envolvam terceiros, investigações internas, evidências ou fatos sensíveis, a resposta ao titular poderá ser limitada para preservar direitos, sigilo, segurança, confidencialidade e integridade da apuração.
13. Como exercer seus direitos
Para solicitações relacionadas à proteção de dados pessoais, o titular poderá entrar em contato com o encarregado de dados ou com a área responsável pelo canal.
| Encarregado de dados | A ser informado pela empresa. |
|---|---|
| Compliance | A ser informado pela empresa. |
| Assunto sugerido | LGPD · Canal de Ética |
14. Atualizações desta política
Esta política poderá ser atualizada para refletir alterações legais, regulatórias, técnicas, operacionais ou institucionais. A versão vigente estará sempre disponível nesta página.